Você já teve a sensação de estar monitorando dezenas de métricas de desempenho corporativo, mas nenhuma decisão parece correta? Foi o que aconteceu com uma operadora de saúde que buscou a beAnalytic após perceber que, mesmo com BI completo e investimento em dados, os resultados simplesmente não avançavam.
O problema não estava na tecnologia e sim na definição de KPIs. A empresa media o que era fácil, não o que era estratégico. Indicadores desalinhados geravam esforço sem impacto. A liderança se via diante de muitos dados, mas que não apontavam uma direção.
Após um trabalho de reestruturação dos KPIs, os resultados vieram rápido: redução de 28% nos custos operacionais e mais agilidade para reagir às mudanças do setor. Tudo isso partindo de um princípio simples, medir o que realmente importa.
Esse case é um alerta. A definição de KPIs vai além de montar dashboards. É sobre escolher as métricas certas para uma estratégia eficiente. A seguir, você entenderá os 10 erros mais comuns e como evitar cada um deles com foco em desempenho.
Mesmo em empresas com áreas estruturadas de BI, é comum ver indicadores que apenas ocupam espaço em dashboards, sem gerar ação. Esses erros custam caro, e muitas vezes não são percebidos até que o impacto seja grande. A seguir, veja os mais recorrentes na definição de KPIs.
10 erros comuns na definição de KPIs
Mesmo em empresas com áreas estruturadas de BI, é comum ver indicadores que apenas ocupam espaço em dashboards, sem gerar ação. Esses erros custam caro, e muitas vezes não são percebidos até que o impacto seja grande. A seguir, veja os mais recorrentes na definição de KPIs:
1° erro: KPIs desalinhados aos objetivos estratégicos
Esse é, sem dúvida, o erro mais comum e o mais nocivo. Quando um KPI não reflete uma prioridade estratégica, ele pode até parecer útil, mas acaba desviando o foco da equipe para ações que não geram resultado. O risco é trabalhar muito e avançar pouco.
Esse desalinhamento desperdiça recursos e tempo. Se o indicador não contribui para uma meta do negócio, ele deve ser repensado ou removido. KPI bom é aquele que direciona a ação para o que importa.
- Como resolver: elimine KPIs que não estão ligados a metas prioritárias. Mantenha apenas os que têm impacto nos objetivos da empresa. Uma definição de KPIs bem-feita começa pelo alinhamento, só assim é possível criar indicadores que mostrem se o planejamento está funcionando.
2° erro: monitorar muitos KPIs ao mesmo tempo
Em empresas orientadas por dados, há uma tentação de medir tudo. Mas quando tudo se torna prioridade, nada é priorizado. Acompanhar muitos indicadores ao mesmo tempo, gera confusão, dilui o foco e dificulta melhores decisões.
- Como resolver: para empresas de médio a grande porte, o ideal é ter 4 a 5 KPIs por área. Em áreas operacionais, como logística ou atendimento, até 6 indicadores podem ser usados. Já em áreas táticas, como marketing ou RH, 3 bem definidos costumam ser suficientes. Essa prática ajuda a manter foco na definição de KPIs.
3° erro: usar métricas de vaidade (“vanity metrics”)
Métricas de vaidade são aquelas que apresentam números altos, mas que não se conectam aos resultados financeiros ou operacionais da empresa. São fáceis de acompanhar e muitas vezes impressionam, mas não ajudam a entender o que precisa ser ajustado.
Esses indicadores geram uma falsa sensação de progresso. O problema é que não conduzem a ações concretas nem sustentam decisões estratégicas. Um KPI só deve existir se orientar iniciativas claras de melhoria.
- Como resolver: substitua métricas que apenas impressionam por indicadores que mostrem impacto financeiro ou operacional. A definição de KPIs precisa evitar métricas de vaidade e focar em indicadores de resultado.
4° erro: ausência de metas claras e contexto para interpretação
Sem metas definidas, os KPIs perdem sua função. A equipe pode até acompanhar os números, mas não entende se os resultados estão dentro do esperado, abaixo ou acima da média. Isso dificulta a tomada de decisão, porque falta um referencial de sucesso ou alerta.
Além disso, quando os indicadores não vêm acompanhados de contexto como períodos de comparação ou metas por segmento, eles podem ser mal interpretados. É preciso explicar o que ele representa e qual o impacto de sua variação para o negócio.
- Como resolver: defina metas numéricas para cada KPI e informe o que é bom, aceitável ou crítico. Dê referência para leitura correta. A definição de KPIs só é útil quando contextualiza o desempenho e gera interpretações seguras.
5° erro: indicadores difíceis ou caros de medir
Alguns indicadores fazem sentido estrategicamente, mas exigem esforço excessivo para serem coletados ou analisados. Isso inclui extração manual, integrações complexas ou alto custo de monitoramento. Com o tempo, acabam sendo abandonados ou gerando dados pouco confiáveis.
A dificuldade de medição também compromete a agilidade. Se um dado demora semanas para chegar, ele perde valor para a tomada de decisão. Um bom KPI precisa ser acessível, confiável e simples de atualizar com regularidade.
- Como resolver: escolha KPIs com dados já disponíveis e fáceis de atualizar. Evite indicadores que exigem esforço excessivo de coleta.
6° erro: não revisar e atualizar KPIs periodicamente
KPIs precisam acompanhar a evolução do negócio. O que foi relevante em um ciclo anterior pode perder sentido diante de novas prioridades, mudanças de mercado ou ajustes de estratégia. Mesmo assim, muitas empresas seguem medindo os mesmos indicadores por inércia.
Essa estagnação leva a relatórios desatualizados e decisões baseadas em premissas antigas. É essencial revisar os indicadores periodicamente. Uma definição de KPIs eficiente é dinâmica e acompanha as mudanças estratégicas.
- Como resolver: revise todos os KPIs a cada 3 ou 6 meses. Remova os que perderam relevância e ajuste os que ficaram desatualizados.
7° erro: misturar indicadores de curto e longo prazo
KPIs de curto e longo prazo têm funções distintas. Os de curto prazo orientam ações rápidas e monitoram a operação. Já os de longo prazo avaliam o progresso rumo a objetivos mais amplos e estratégicos.
Quando esses indicadores são tratados da mesma forma, o time perde a noção de prioridade. Metas estruturantes podem ser adiadas, e ações táticas, supervalorizadas. É essencial organizar os KPIs por horizonte de tempo e definir cadências de análise para cada tipo.
- Como resolver: categorize os KPIs por prazo. Analise os táticos com frequência e os estratégicos em ciclos maiores, como trimestrais.
8° erro: falta de responsabilização e comunicação inadequada
Sem definir quem é responsável por cada KPI, os indicadores perdem força na organização. Ficam sem dono, sem direcionamento e sem gerar ações efetivas. O resultado é um acompanhamento burocrático que não leva a melhorias.
A comunicação também deve ser objetiva e constante. Todos precisam entender o que os indicadores representam, porque foi criado e como será acompanhado. Isso evita interpretações equivocadas e garante uso dos dados na tomada de decisão. Nenhuma definição de KPIs será interessante sem um responsável por cada indicador.
- Como resolver: atribua um dono para cada KPI e compartilhe com o time o que será medido, por quem e como será acompanhado.
9° erro: ignorar indicadores qualitativos ou de sentimento
A maioria dos dashboards é dominada por números quantitativos e eles são, de fato, essenciais. No entanto, aspectos como satisfação do cliente, clima interno ou percepção de marca também influenciam os resultados do negócio no médio e longo prazo.
Ignorar esses elementos cria carência de informações na análise e limita a capacidade da liderança de antecipar riscos ou identificar oportunidades. Indicadores qualitativos complementam os dados numéricos e oferecem uma visão mais completa da empresa.
- Como resolver: complemente os indicadores tradicionais com NPS, satisfação do cliente, clima organizacional e feedbacks. Decisões mais humanas e contextualizadas também fazem parte de uma boa definição de KPIs.
10° erro: não estabelecer processos de ação para desvios
Medir o desvio de um KPI sem acionar nenhuma resposta transforma o indicador em estatística. Quando a empresa não define o que fazer diante de uma variação negativa, o KPI perde seu valor como ferramenta de gestão e vira apenas um alerta sem consequência.
- Como resolver: para cada indicador, estabeleça limites e ações quando houver desvios. Defina o que deve ser feito, por quem e em quanto tempo. O objetivo é garantir que todo dado gere resposta prática e não seja apenas monitorado passivamente. A definição de KPIs deve incluir planos de ação e governança.
Quais são os critérios que os KPIs devem atender?
Para que a definição de KPIs funcione, os indicadores precisam ser úteis, acionáveis e conectados à realidade da empresa. O modelo SMART é o mais usado por executivos que buscam resultados concretos e clareza nas decisões.
Aqui estão os critérios práticos que cada KPI deve atender:
- Específico: o indicador deve medir algo bem definido, sem margem para interpretação. Cada KPI precisa ter nome, escopo e objetivo claros. Isso garante que todos na organização entendam o que está sendo monitorado e por quê.
- Mensurável: é essencial haver dados concretos e consistentes para acompanhar a evolução do indicador. Se não dá para medir com precisão, o KPI vira suposição e abre espaço para decisões baseadas em achismo.
- Atingível: o resultado esperado deve estar dentro da realidade da empresa, considerando os recursos disponíveis e as limitações do contexto atual. Metas inatingíveis geram frustração, comprometendo a credibilidade da gestão.
- Relevante: a definição de KPI precisa estar conectado à estratégia do negócio, refletindo metas prioritárias. Indicadores que não contribuem para o desempenho da empresa apenas ocupam espaço e desviam atenção do que realmente importa.
- Temporal: todo KPI deve ter um prazo definido para ser analisado e revisado. Sem isso, não há ritmo de acompanhamento nem senso de urgência, e a empresa perde a chance de usar os KPIs como ferramentas de monitoramento do plano estratégico.
Como definir KPIs estrategicamente?
A definição de KPIs é o processo de transformar a estratégia da empresa em métricas acionáveis. Não se trata apenas de monitorar números, mas de construir um sistema claro para guiar decisões e alinhar toda a operação ao que realmente importa.
Abaixo, você aprende como fazer isso, na prática:
1. Entenda o plano estratégico da empresa
Revise o planejamento atual e liste as metas mais importantes do negócio: crescimento de receita, redução de custos, fidelização de clientes, expansão geográfica, etc. Pergunte-se: o que a liderança quer alcançar nos próximos trimestres? Essa clareza é o ponto de partida para qualquer KPI bem definido.
2. Identifique os processos críticos
Pegue cada meta e identifique quais áreas, processos ou etapas da operação têm influência direta sobre ela. Por exemplo, se a meta é aumentar margem, olhe para compras, precificação e eficiência operacional. Mapeie os pontos de impacto onde faz sentido medir para melhorar.
3. Transforme metas em perguntas
Para cada processo crítico, transforme a meta em uma pergunta prática. Exemplo: “Estamos entregando no prazo?”, “A produtividade está aumentando?”, “O suporte está resolvendo no primeiro contato?” Essas perguntas ajudam a escolher indicadores com foco e utilidade. Elas também guiam a definição de KPIs alinhada à operação.
4. Escolha indicadores baseados nos critérios SMART
Selecione indicadores que sejam Específicos, Mensuráveis, Atingíveis, Relevantes e Temporais. Isso significa: sem ambiguidade, com fonte de dados confiável, meta alcançável, conexão com o negócio e prazo de revisão definido. Se o KPI não cumprir esses critérios, não deve ser adotado.
5. Defina a fórmula, a fonte e a frequência
Registre exatamente como o KPI será calculado, de onde virão os dados (sistema, planilha, CRM, ERP) e com que frequência será analisado. Isso evita distorções e garante que todos monitorem o mesmo indicador da mesma forma.
6. Atribua um responsável para cada KPI
Cada KPI precisa de um “dono”, alguém que vai monitorar, analisar e agir sobre ele. Defina quem é essa pessoa ou área e deixe claro qual é sua responsabilidade na gestão do indicador. Sem essa atribuição, o indicador arrisca ser ignorado. Esse é um pilar na definição de KPIs de alto desempenho.
7. Crie metas realistas e defina limites de variação
Determine o valor ideal, a faixa aceitável e o ponto de atenção. Exemplo: meta de 95%, alerta a partir de 90%, crítico abaixo de 85%. Isso ajuda o time a interpretar o KPI com objetividade e saber quando é hora de agir.
8. Implemente dashboards e rituais de leitura
Construa painéis visuais com atualização automática sempre que possível (Power BI, Qlik, Looker, Data Studio). Defina rituais: reuniões quinzenais, alertas semanais ou acompanhamentos diários, dependendo da criticidade do indicador.
9. Reavalie periodicamente
Revise os indicadores a cada trimestre ou semestre. Questione: esse KPI ainda faz sentido para o momento atual da empresa? Elimine os que perderam relevância, ajuste metas e adicione novos indicadores quando surgirem novas prioridades.
Conte com a beAnalityc
Na beAnalytic, acreditamos que dados só têm valor quando geram impacto. Por isso, entregamos inteligência aplicada à sua realidade. Com um time multidisciplinar e experiência em projetos de alto desempenho, ajudamos empresas a transformar seus KPIs em instrumentos de execução estratégica.
Seja na definição de KPIs, na construção de painéis personalizados ou na estruturação de um modelo de gestão orientado por dados, nossa atuação é sempre próxima e consultiva. Porque sabemos que cada cliente é único e cada dado precisa servir a um propósito.
Gostou desse conteúdo? Veja mais esse nosso blog:
